西区役所市民課における個人情報の漏えい

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1.概要

西区役所市民課で転入手続き及び住民票の写しの交付請求のため来庁された住民に対し、同姓同名の別人の個人番号が記載された住民票の写しを交付する事案が発生しました。
関係の方々に大変ご迷惑をお掛けし、深くお詫び申しあげます。今後、同様の事案が発生しないよう、事務処理手順を見直し、再発防止に万全を期してまいります。

2.経緯

・2025年7月18日（金曜日）、転入手続きと住民票の写しの交付申請のために住民が来庁されました。住民票の情報をシステムに入力する際、同姓同名の別人の情報を参照して個人番号を入力してしまったため、別人の個人番号が記載されれた住民票の写しを交付しました。
・2025年7月22日（火曜日）、相手方からの電話連絡をうけ、誤交付が判明しました。

3.対応

・2025年7月23日（水曜日）、手続きを行った方に対し、謝罪と経緯説明のうえ、住民票の写しを正しいものと差替えました。
・同日中に個人情報が漏えいした方に対して文書を発送しました。日本語での対応ができない外国人の方であったため、代理人の方を通じて謝罪と経緯説明を行い、個人番号の変更及びそれに伴うマイナンバーカードの再発行手続きをご案内しました。2025年8月4日（月曜日）、代理人の方を通じてご本人よりご了承いただいた旨連絡をいただきました。

4.再発防止策

入力・審査及び証明書発行の手順を見直し、入力ミスや誤交付の防止を図ります。