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更新日:2021年7月5日

交付申請書の返却誤りによる個人情報の漏えいについて

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記者資料提供(令和3年7月2日)
令和3年7月2日(金曜)、西区役所総務部市民課において「戸籍謄抄本(記録事項証明書)等交付申請書」を誤って第三者に返却した事案が発生しましたので報告させていただきます。

1.経緯・対応
・令和3年7月2日(金曜)10時頃、戸籍謄本の交付申請書を受け付けました。戸籍届出から間がなく現時点では発行ができないことを説明するために申請者を番号札の番号で呼び出したところ、第三者が窓口に来られましたが、そのことに気づかず説明したのち交付申請書を返却しました。
・戸籍謄本の申請からかなりの時間、呼ばれないことを不審に思った申請者から交付申請書の処理状況の問い合わせがあり、確認したところ、第三者への説明と交付申請書の返却を行っていたことが発覚しました。
・申請者には電話にて状況説明と謝罪を行った上で、改めて訪問の上、謝罪と戸籍届出内容が処理済の戸籍謄本を交付しました。
・この誤返却により交付申請書に記載されている個人情報(本人とその親族計2名分)が第三者に漏えいしました。

2.原因
説明と返却にあたった職員が番号札の回収と氏名の確認を失念したため、第三者と気づかず説明を行い、交付申請書を誤って返却してしまいました。

3.再発防止策
書類の交付・返却時には相手方の氏名、番号札の番号確認を行うよう、職員に対して再徹底いたします。

お問い合わせ先

市政、くらし、各種申請手続でわからないことは神戸市総合コールセンターにお電話ください

電話 078-333-3330 Fax 078-333-3314

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西区総務部市民課 

〒651-2195 神戸市西区玉津町小山180-3