「紙ごみを出さない仕組みづくり」で働き方改革を

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普段みなさんが出している事業系ごみの中で、多くの割合を占める「紙ごみ」。
神戸市ではリサイクルできる紙が可燃ごみ全体の約10%(約1.8万t)を占めており、未だに多くの紙が焼却処分されてしまっています。

今回は、「紙ごみを出さない仕組みづくり」を取り入れた実例をご紹介します。
「紙ごみ」の削減だけでなく、「働き方改革」へ結びつくかもしれません。

オフィスのフリーアドレス化を実現して社内コミュニケーションアップ!

<総務省行政管理局による、オフィス改革の取り組み>
一般的なオフィスでは、個人の机には何があるでしょう。
パソコンのほか業務の書類、関係資料や社内システムのマニュアルなど内容が同じ書類を各個人が管理し、それぞれの机に置いてある、という場合が多いかと思います。

総務省行政管理局は、電子政府の推進、独立行政法人の見直し等の業務を所管しており、膨大な情報や資料の多くを「紙」で管理していたことから、資料の探索に多くの時間と手間を必要する状態でした。

そこで、平成27年1月より行政管理局行政情報システム企画課オフィスから、それまでの紙資料を個人で管理し、自分の席でしか仕事ができない「紙を中心としたワークスタイル」を見直すことにより、紙の削減だけでなく、「働き方改革」としても大きな成果をあげています。

まずは端末さえあればいつでもどこでも作業ができる「フリーアドレス制」を導入し、各個人がそれぞれ管理していた同内容の書類を撤廃しました。この電子的共有により、紙の資料の8割の削減と印刷量の約53%が削減され、また、資料を探す場合も、膨大な紙のファイルをめくらずに検索できることから、作業効率の飛躍的なアップにつながっています。
さらに、フリーアドレス制導入により、「職員同士の距離が近くなったことによる職場内コミュニケーションの活性化」、「什器の仕様統一による調達コストの削減」、「業務の効率化による残業時間の削減」など、紙の減量化以外の効果もでてきています。

現在は、次のステップとしてさらに場所にとらわれない働き方「テレワーク」の実施も積極的に推進しており、総務省では実に52%がテレワークを行なっています。
(平成29年度における国家公務員のテレワーク実績等 内閣官房IT総合戦略室:内閣人事局)

総務省では、実際の取り組みの視察・意見交換を受け入れています。
興味がある方は、ぜひ視察を申し込んでみられてはいかがでしょうか。

総務省行政管理局ホームページ(外部リンク)

年間約7,000枚を削減!印刷・時間・労働力のコストカットを実現

<愛媛たいき農業協同組合>
皆さんの会社では、どれくらいの頻度で会議があるでしょうか。
そして会議のための資料作りに、どれくらいの時間をあてているでしょうか。
特に役員会や部課長会になると、何十枚という資料を参加人数分用意することとなり、数人がかりで残業、という場合もあるでしょう。

愛媛たいき農業協同組合は、愛媛県の大洲市と喜多郡で事業を行っている農業協同組合で、大洲市にある本所のほか、区域内に約20の支所・出張所があります。
同組合では会議に伴う紙資料の準備コスト・保管場所の確保などの問題を解決しようと、2018年からタブレットを利用したペーパーレス会議を導入し、毎月の定例会議もひとつをとっても年間約7,000枚の資料の印刷コストを削減できる見通しとのことです。資料をコピーし、並べ、人数分揃っているか確認するなどの時間、職員の人件費などをあわせると膨大なコスト削減が見込まれます。

さらにもう一つの効果は、資料の精度が上がったことです。今まで経費削減対策としてモノクロコピーしていた資料も、カラーのまま見ることができ、またピンチアウト(指で広げて拡大)が可能となったことで理解促進や意思疎通の活発化につながっています。

愛媛たいき農業協同組合のペーパーレス会議事例(外部リンク)

紙出力を50%削減!顧客対応力も飛躍的にアップ

<協和物産株式会社>
協和物産株式会社は、外食産業向け食材、酒類、消耗品の販売および配送業務を手がける業務用食品の総合商社です。現在は東京の本社および配送センターから、首都圏の飲食店など2,500社以上と取引を行っています。
そのうち40%の顧客はFAXでの注文を行っているため、ドライバーが一日平均約800枚の注文書から、担当分を仕分けするという業務が毎朝発生していました。
そこで、2018年にFAX注文書の仕分け作業を省力化するため、注文書FAXの自動仕分けシステムを導入しました。
受信した注文書データを出力せず、送信元の電話番号で識別し、担当ドライバーのフォルダーに自動で振り分けることによって、確認のための出力を省き、毎朝30分以上かかっていた作業が不要となり、1人あたり月20時間程の業務時間削減ができ、ドライバーの負荷軽減と人件費の削減につながりました。
さらに、顧客からの問い合わせも、従来は膨大な量のFAXから該当案件の出力紙を探すため即時対応ができませんでしたが、システム導入後はスピーディに対応することが可能になりました。膨大な注文書を保管する必要も無くなり、ドライバーだけでなく、多くの社員がさまざまな面で負担軽減を実感しています。

このほか、総務省が発信する「10のワークフレイス改革の取組」には、各企業のさまざまな取り組み事例が紹介されていますので、興味のある方は、ぜひご覧になってください。

企業のイメージアップにも役立てよう

今回のメールマガジンでは、「紙ごみ」の削減取組事例をご紹介しました。
「ごみの削減」は、事業所のイメージアップにつながるだけではなく、業務工程の合理化や品質管理・作業の効率化などの問題の洗い出しにつながり、結果として「働き方改革」に貢献することが期待されます。
今まで考えていた「当たり前」を一度疑ってみることから、始めてみてはいかがでしょうか。
たかがごみ、されどごみ。地球や未来の子どもたちのために、一人ひとりがごみを減らす意識を持つことが大切です。

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