神戸市-KOBE-


阪神・淡路大震災関連文書の文書目録のご案内

整理済文書目録

1.ファイルの定義とファイルの件数について

(1)ファイルの定義

 通常、紙文書は10件から30件程度の文書がバインダーあるいは紙ファイル等に綴じられて保管されており、これをファイルと呼んでおります。

(2)ファイル件数の数え方

 ファイルに含まれる文書件数の多寡を問わず、文書がファイル等に保管されておれば、当該ファイルを1ファイルと計上しております。
 記載されているファイル等の件数は、次のとおりです(いずれも非現用文書です)。
 紙文書関係 4,072 ファイル
 冊子・写真関係 1,474 冊
 FD(フロッピーディスク)、MO(光磁気ディスク) 105 枚
 ビデオテープ・DVD 40 本
 合計 5,691 点 (平成26年12月26日現在)



2.整理済文書目録について

 ファイル名を赤色で、当該ファイルに含まれる文書名を黒色で記載しております。
 閲覧等を請求される文書の検索とご利用が円滑にできるよう、以下の整理・保存作業等を行っております。
 なお、ファイル名、文書名については、プライバシー保護等の観点から簡略化している場合があります。また目録の利用の容易さ、わかりやすさを確保する観点から、表記名を一部変更等することがあります。

ファイルに震災関連事業名等を付記

・個々のファイル名の記載が抽象的な場合、当該ファイルにどのような文書が含まれているのか、ご参考までに、個々のファイルに震災関連事業名等を追加付記しました。

ファイルに綴じられた個々の文書の件名を例示

・個々のファイルには、震災関連事業名等を記載しておりますが、これだけでは具体的にどのような文書が含まれているのか必ずしも明確ではありません。
・ご参考までに個々のファイルに含まれる以下の種類の文書について、その件名を例示しております。
事務マニュアル等
国や他の地方公共団体等からの通知文等
議事録等
その他事業計画・事業執行等

感熱紙、写真フィルム、フロッピーディスク等の整理・保存等

・経年劣化する感熱紙の文字、写真フィルム、フロッピーディスク類については、修復とデジタル化等の作業を行うとともに、文書の検索と利用が円滑にできますよう、ご参考までに個々のファイルに震災関連事業名等を追加付記しました。

紙文書等の綴じ直し、補修等

・ファイルに挟みこまれている文書については、文書を痛めないよう別ファイル等に格納して、当該ファイルに綴じ込みました。
・傷んだ紙文書の破れ等を補修しました。

記載例

3 文書目録における文書検索のご案内

PDFファイルの閲覧ソフト「Adobe ReaderR」を使用される場合

・メニューの編集(E)から、検索を選択していただくか、
・キーボードで、「CTRLキー + Fキー」を押していただくと文字検索の画面が出ます。
 検索されたい文言を入力してお使いください。

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