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北須磨支所における交付申請書類の誤廃棄

記者資料提供(平成30年7月27日)
須磨区北須磨支所市民課

北須磨支所における交付申請書類の誤廃棄

1 概要

 須磨区北須磨支所市民課において、交付申請書類の一部を保存期限の前に誤って廃棄したことが判明しました。
 なお、これらの廃棄文書は、全て溶融前に行うシュレッダー処理により復元不可能な状態であることを確認しており、個人情報の漏洩はありません。

2 廃棄文書(計5,502件)

(1) 住民票の写し等交付申請書  平成30年5月15日〜同年6月14日申請分      2,894件
(2) 印鑑登録証明書交付申請書 平成30年5月15日〜同年6月14日申請分       1,412件
(3) 戸籍証明等交付申請書    平成30年5月11日〜同年6月14日申請分       1,196件
※交付申請書類の保存期間は、(1)(2)は1年、(3)は3年と定められています。(公文書管理規程)

3 経緯及び原因

 各交付申請書は、毎日紐で綴った簿冊を作り約1か月分をまとめて、鍵付の書庫内にあるダンボールの「一時保管箱」で管理しています。 
 「一時保管箱」にある程度の交付申請書が溜まった段階で、保存期間別に分けたダンボールの「保存箱」に交付申請書を移し、複数の職員で中身を確認して封をします。
 保存期間の終了した交付申請書は、複数の職員で廃棄対象のものかどうかを確認しながら、他と明確に区別できるように溶融処理シールを貼付し、溶融処理業者に引き渡します。 
 今回の誤廃棄は7月20日に、保存期間の終了した「保存箱」(40箱)と同じ書庫内にあった「一時保管箱」(2箱)について溶融処理シールの貼付を確認せずに誤って溶融処理業者に引き渡してしまい、溶融したものです。
 7月24日午後に、6月15日以降分の交付申請書の簿冊を「一時保管箱」に収めるため、書庫に入ったところ「一時保管箱」の紛失が発覚し、直ちに関係職員全員への聞き取り調査により、誤って廃棄されたことが判明しました。
 処理日、操作者、対象者、帳票名、発行部数等の発行履歴は住民記録システム、戸籍総合システムにより管理しております。

4 再発防止策

 公文書の適正な管理及び個人情報の保護について引き続き遵守していくとともに、廃棄文書は他と明確に区別できるよう保管すること、搬出作業直前に再度、溶融シールが貼られていることを複数の職員で確認することを徹底するとともに、「一時保管箱」においても一目で「保存箱」と区分が出来るものに変更します。
 さらに、須磨区役所において、コンプライアンス研修を徹底し、文書管理のさらなる適正化を図り、事故の未然防止に努めます。